「発注書」と「注文書」、似ているようでちょっと違うって知ってましたか？ 実は、この二つの書類、ビジネスの現場ではすごく大事な役割を果たしているんです。「発注書 と 注文書 の 違い」をしっかり理解しておくと、取引がスムーズに進んで、ミスも減りますよ。今回は、この二つの違いを分かりやすく解説していきますね。
発注書と注文書、どこが違うの？：基本のキ！
まず、一番大切な「発注書 と 注文書 の 違い」から見ていきましょう。簡単に言うと、 どちらも「モノやサービスを買いたい！」という意思表示をする書類 なんですが、誰が誰に発行するかがポイントなんです。
発注書は、買う側（依頼する側）が、売る側（依頼される側）に対して発行します。「この商品を、この値段で、この期日までに納品してください」という、具体的な取引内容をまとめて伝えるためのものです。まるで、お店に「これをください！」とお願いするような感覚ですね。
- 発注書を発行するのは？ → 買う側（発注者）
- 発注書を受け取るのは？ → 売る側（受注者）
一方、注文書は、売る側（受注者）が、買う側（発注者）に対して発行することが多いです。これは、発注書を受け取った売る側が、「発注書の内容、確かに受け取りました。この内容で承知しました！」という確認の意味合いで発行することが一般的です。ただし、最近では、発注書と注文書を兼ねている場合や、発注書という名称ではなく「注文依頼書」などの名称でやり取りされるケースも増えています。
発注書：買う側の「お願い」を明確に！
発注書は、買う側が「これを買っていいですか？」という正式なお願いをするための書類です。ここに書かれている内容が、後々の取引の約束事になるので、 正確に、そして分かりやすく書くことが非常に重要 です。
発注書に書かれる主な内容
- 発注日
- 発注者の情報（会社名、住所、担当者名など）
- 受注者の情報（会社名、住所、担当者名など）
- 品名・数量・単価
- 合計金額
- 納期・納品場所
- 支払条件（支払い方法、期日など）
- その他特記事項（仕様、品質基準など）
例えば、新商品を作るために部品を注文する場合、部品の種類、必要な数、それぞれの単価、そしていつまでに届けてほしいかなどを、発注書に詳しく書きます。この情報が間違っていると、届いた部品が違ったり、納品が遅れたりして、生産計画に影響が出てしまうこともあります。
発注書は、取引の「開始」の合図であり、後々のトラブルを防ぐための「証拠」にもなります。
注文書：売る側の「承諾」を伝える！
注文書は、発注書を受け取った売る側が、「あなたの注文、ちゃんと受け取りましたよ。この条件で進めますね！」と、買う側（発注者）に伝えるための書類です。こちらも、取引内容の確認として大切な役割を果たします。
注文書に記載されるべきポイント
- 発注書の内容の確認（品名、数量、単価、金額など）
- 受注者側の確認事項
- 納品予定日
- 見積もり番号や注文番号（管理のため）
発注書の内容に間違いがないか、そして、その注文をいつまでに納品できるかを、注文書で明確に伝えます。これにより、買う側も「ちゃんと注文が通ったんだな」「いつ頃届くんだな」と安心できます。
中には、発注書と注文書をまとめて1枚の書類でやり取りする「注文請書」というものもあります。これは、発注書の内容をそのまま引き継ぎ、受注者が「承諾しました」という意味合いで発行する書類です。ビジネスのやり方によって、これらの書類の使い分けや名称が少しずつ異なることもあります。
実務で見る！発注書と注文書、こんな風に使われています
実際にビジネスの現場では、発注書と注文書はどのように使われているのでしょうか？ いくつかのパターンを見てみましょう。
パターン１：発注書→注文書（または注文請書）の流れ
これが、最も一般的な流れと言えるでしょう。
- 買う側（発注者） ：欲しい商品やサービスについて、 発注書 を作成し、売る側（受注者）に送る。
- 売る側（受注者） ：発注書の内容を確認し、問題なければ「承知しました」という意味で 注文書 （または注文請書）を作成し、買う側（発注者）に送る。
この場合、発注書は「買いたい」という意思表示、注文書は「買いたいという意思表示を受け取り、承諾しました」という意思表示になります。
パターン２：発注書＝注文書（兼ねる場合）
最近では、書類のやり取りを簡略化するために、1枚の書類で発注と受注の両方の意味を持たせることもあります。これを「注文書」と呼ぶことも、「発注書」と呼ぶこともあります。どちらの名称で呼ばれるにしても、そこに書かれている内容が取引の約束事となります。
パターン３：口頭でのやり取り＋確認書
小規模な取引や、信頼関係が築けている相手との取引では、口頭でのやり取りで済ませてしまうこともあります。しかし、後々のトラブルを避けるためには、やはり何らかの形で取引内容を記録しておくことが大切です。
そのため、口頭での確認後、どちらか一方（または双方）が「確認書」のような形で、取引内容をまとめた書類を作成・送付することもあります。これは、厳密には発注書や注文書ではありませんが、同様に取引の証拠となります。
発注書と注文書：どちらがより「法的拘束力」を持つ？
「結局、どっちの書類に一番効力があるの？」と疑問に思う人もいるかもしれませんね。結論から言うと、 「発注書」と「注文書（注文請書）」の両方、またはそれに類する書類に記載された内容が、当事者間の契約内容として法的拘束力を持つ と考えられます。
発注書は、買う側が「こういう条件で買いたいです」という申し込みであり、注文書（注文請書）は、売る側がその申し込みを「承諾します」という意思表示です。この申し込みと承諾が合致することで、契約が成立するとみなされるのです。
したがって、どちらか一方だけでは、正式な契約とは言えない場合があります。両方の書類で、取引条件に相違がないかを確認し、双方の合意があったことを明確にすることが大切です。
発注書と注文書：作成時の注意点
発注書や注文書を作成する際には、いくつか注意しておきたい点があります。これらをしっかり押さえておけば、さらにスムーズな取引ができるはずです。
１．正確な情報入力
品名、数量、単価、金額、納期、支払条件など、記載する情報はすべて正確に、間違いがないようにしましょう。少しのミスが、後々大きなトラブルにつながることがあります。
２．分かりやすい表現
専門用語を多用せず、誰が読んでも内容が理解できるように、分かりやすい言葉で記載することが大切です。特に、仕様や品質に関する指示は、具体的に、曖昧さがないように記述しましょう。
３．期日・締切の明確化
納期はもちろんのこと、発注書を送る期日や、注文書への返送期日なども明確にしておくと、全体的なスケジュール管理がしやすくなります。
４．印鑑（押印）の必要性
一般的に、正式な書類には作成者の印鑑（会社印）を押すことで、その書類が正当なものであることを証明します。ただし、最近では印鑑レスでのやり取りも増えています。取引先との間で、印鑑の有無について事前に確認しておくと良いでしょう。
５．控えの保管
作成した発注書や注文書は、必ず控えを保管しておきましょう。後から「言った」「言わない」のトラブルになった際に、大切な証拠となります。
発注書と注文書：電子化の波
最近では、多くの企業で「電子契約」や「ペーパーレス化」が進んでいます。発注書や注文書も例外ではありません。
紙の書類でやり取りする代わりに、メールでPDFファイルを送ったり、専用のクラウドサービスを利用したりするケースが増えています。電子化することで、書類の作成・送付・保管にかかる時間やコストを削減できるだけでなく、検索性も向上し、管理がしやすくなります。
ただし、電子化する場合でも、記載すべき内容や、送付・受領の確認といった基本的なルールは紙の書類の場合と変わりません。 法的な有効性についても、電子署名などの仕組みが整っているサービスであれば、紙の書類と同等の効力を持つ とされています。
まとめ：発注書と注文書、基本を抑えてスムーズな取引を！
「発注書 と 注文書 の 違い」について、ご理解いただけたでしょうか？
発注書は「買う側から売る側への申し込み」、注文書は「売る側から買う側への承諾（確認）」という役割を担っています。この二つの書類を正しく理解し、正確に作成・確認することで、ビジネス上の大切な取引がよりスムーズに、そして安心して進められるようになります。ぜひ、今回の解説を参考に、日々の業務に役立ててみてくださいね！